现代化技术实现高质量物业管理

近几年我国房地产建设迅猛发展，城市住宅小区化管理这种新兴的管理模式已逐步替代了由政府对住区环境、社区服务直接负责的传统管理模式，带动了我国对物业管理工作的起步和发展。物业管理企业除了对房屋进行维修管理外，还必须对附属物、设备、场地、环卫绿化、道路、治安进行专业化管理。不仅在住宅小区需要创造良好的生活环境、需要物业管理，在人们生产、工作的环境中(例如：写字楼、公共商业楼宇)同样需要物业管理。

随着科技的进步、人们生活水平的提高，人们对居住、工作环境的质量要求也不断提高。物业管理必须要及时更新思想，引进新技术、新设备和新方法，提高管理效率和管理质量，而计算机作为一种先进的现代化工具，引入到物业管理当中也是必然的一种发展趋势。

物业管理工作繁琐而复杂，涉及面广，往往花费了许多人力、物力和时间后，还不能达到住户的要求，实现规范化管理。利用计算机的运算速度快、精度高、存储量大、程序运行自动化等特点，将其应用到物业管理工作的各方面，可以有效地提高工作效率、改进工作质量、使物业管理正规化、专业化、现代化。

计算机在物业管理工作中的应用主要体现在以下几个方面：

资料管理

任何一个物业管理部门都必须要收集、整理有关物业的各种庞杂的资料，例如：小区整体规划设计资料、楼宇资料、单元资料、住户资料、附属物资料、设备资料、绿化带资料、验收资料等等。这些资料包括数据、文字、图片等各种形式，内容繁多、数据复杂。若采用传统的方法将资料记录在纸张上，所记录的文本资料难以修改、难以统计，查询时更是费时、费力，并且受时间和环境的影响较大，难以保管。特别是相片、影片等资料，极易受潮变质，影响其记录的真实性。而利用计算机对数据库强大的处理、运算功能，资料的管理便变得轻而易举。只要将所有资料(不论是文字资料还是图片资料)存入计算机中一块小小的硬盘中去，成为一个庞大的数据库系统，管理人员便可以随时调用，进行查询、添加、修改、删除等各项操作，非常方便、快捷。计算机的数据库系统除了能简化这些基本的数据操作之外，还能够对数据进行归类、统计、比较、绘制图表等工作，从而为领导的决策提供材料和初步的依据。此外，利用计算机进行资料管理不受外界环境影响，不受空间时间的限制，保密性强。这些都是传统的资料管理模式所不能比拟的。

办公管理

物业管理作为房地产综合开发的最后一个环节，也是延时最长、与社会各方面接触最多的部分，它承担着物业及其设备的保养与维修、保安、消防、清洁卫生、环境美化、楼宇验收与接管等大大小小的的繁琐事务，而且还要与设计单位、发展商、环保部门、治安部门、银行以及供水、供电、煤气部门等单位相互联系。若仍用传统的手工方式进行管理，对各事务的处理是难以面面俱到、难以达到规范化管理，并且要消耗工作人员大量的精力和时间，这种低效率的工作状况是绝对不能满足现今人们对住区环境和物业管理的高要求的。因此，为了改变传统物业管理的落后状况，将物业管理工作系统地、规范化管理起来，就必须利用计算机参与物业管理的日常办公，主要表现在以下几个方面：

◆人事管理

利用计算机对物业管理部门内部职员的人事档案进行统一管理。通过计算机可以方便地增加、修改、查询各职员的个人档案，并能对职员按工作种类、工作部门、文化程度、性别等进行分类统计，方便管理。登记各职员的工作情况，记录各岗位职责、操作规范等内容，及时更新资料，以便于定期对各职员及各岗位情况进行总结，并提出合理的意见和建议。

◆文档管理

物业管理部门往往要处理大量的种类繁多的文档，例如各项管理制度、收发的各类文件、会议纪要、合同等。所有文档都必须分类保管好，以备日后查看。利用计算机办公软件对文字、表格的强大的处理功能可以方便地对各类文档进行记录、编排、打印;利用计算机的信息检索功能根据文档的标题或摘要进行检索，可以方便、快捷地找到需要的内容，免去了在资料存放库内查找文件的麻烦。

◆公关事务处理

计算机网络技术的迅速发展将不同地区之间的距离拉近了，物业管理部门和外界之间借助计算机网络进行信息交流变成了可能。支付款项、划拨帐目、传递文件、查询资料等操作可以足不出户地进行，几秒钟便可以完成以前需要几个钟甚至几天才能完成的工作，并且安全、准确。

◆运作管理

物业管理部门的日常工作便是对小区内的房产、设施、设备、绿化带进行维护、保养，制定保养计划，进行保养安排、人员安排、保养情况登记等工作，对小区内进行的水电、土建等各项工程进行周密计划、登记，同时为了保障业主(住户)的合法权益，给住户一个舒适、安全的生活环境，还必须制定严密的保安制度和清洁制度，进行保安值班安排和日常保洁、定期保洁安排，对治安情况、保洁情况进行详细记录。此外，物业管理部门在“用户至上”的服务宗旨下为业主(住户)提供多方面的服务，对业主(住户)提出的意见、建议、请求以及各种申请进行及时的、适当的处理，使业主(住户)感到满意。这些事务的工作进程及详细情况都可以利用计算机将其分门别类而又相互关联地存储起来，按时进行统计分析，自动生成各类统计图表，跟踪处理整个工作过程，对工作进展定期考评与分析，甚至自动判断、提示管理人员哪些资料不完善，哪些工作需要做等等。在计算机的协助下处理日常发生的各类事务可以显著地减少管理人员重复性工作，达到提高工作效率、保证服务质量的目的。

财务管理

物业管理部门有其独立核算的财务主体，主要进行以物业管理费为主要的费用计划、编制、控制、使用及管理和分析的财务活动，通过一般会计制度规定的程序和方法，将由物业管理部门管理服务活动而产生的大量的、日常的业务数据，经过记录、分类和汇总，定期编制通用的财务报表和专用的管理费用收支报表。此外，还要代其它单位收取住户某些费用(如：水费、电费、煤气费、有线电视费等)。在收取住户这些费用的过程中，因住户数量较多，使得财务部门往往要花费很多时间来计算各住户的各项费用金额，打印缴费通知单，并对各住户交费、欠款情况进行登记、统计，打印各种费用单据，编制各种报表。

将计算机应用在财务管理方面就是为了提高财务工作效率，增强计算的精确度，减轻人力负担。结合物业管理部门财务管理的特点，借鉴会计电算化软件的功能原理，设计出独特的物业管理软件财务管理模块，对管理项目的财务预算、管理费收支情况等的各种财务数据进行分类、统计、入帐。对各住户的费用管理，只需要对小区总体的计算模式、各住户的费用计算方法以及各公共表的归属、分摊方式等一次性设置好，每次收费概要只需输入当月的各表行度并进行简单的设置，便可以快速、准确地计算出各单元水费、电费、煤气费等各项费用金额。同时，还可以自动打印各种通知单、计费单、统计表、信封等。住户交费过程在计算机上进行，计算机将各住户的交费情况入帐，并自动统计欠款情况、计算欠款的滞纳金。对于各住户的收费历史也会自动存储在计算机中，可以方便地查询。从而大大减轻了财务人员的工作负担。

智能管理

近几年在全国各地兴起“智能建筑”热潮，随之而来的是日益增多的智能化小区。智能建筑是信息、通信、计算机网络等各种设施高度综合而形成的有机整体，建筑物中设置的智能化系统，大大提高了建筑物的自动化与信息化水平，为用户提供了大量的生活服务与信息服务，提供更好的服务质量与服务效率。智能化小区内的系统配置(例如：安全防范自动化系统、可视对讲门系统、紧急求助系统、一卡通服务系统、摄像监控系统、停车库管理系统、背景音响与紧急广播系统、路灯自动控制系统、计算机网络系统等)大量采用现代的通信技术、计算机技术及控制技术相结合，无论是工作性质还是操作管理都与传统的小区有较大的差异，其整个运作的过程是无时无刻不在计算机的辅助下进行的。

二十一世纪的物业将是高科技、高智能化的产物，它将从根本上突破二十世纪的局限，从而彻底改变人类生活和工作的方式以及管理模式。二十一世纪的物业管理将向高科技与高智能化方向发展，利用计算机进行物业管理可以提高管理质量、改善自身形象、促进房屋销售，因此计算机辅助物业管理将最终成为实现高质量物业管理的主要方式和手段，物业管理必将随着时代的发展走向更高一层领域。

(原载于《现代物业》2002年8月/总第2期)